Vào thẳng nội dung

HỦY BỎ HÓA ĐƠN SAI SÓT#

I.1 Mục đích#

  • Hướng dẫn hủy bỏ hóa đơn đã xuất nhưng phát hiện sai sót.

I.2 Hướng dẫn thực hiện#

Mở giao diện chọn thao tác xử lý hóa đơn

Cách 1: Tại màn hình chính, chọn Xử lý hóa đơn -> Chọn hóa đơn sai sót và nhấn Hủy hóa đơn để mở màn hình chọn thao tác xử lý

Cách 2: Tại giao diện xem hóa đơn, chọn chức năng Xử lý hóa đơn và chọn Hủy bỏ hóa đơn để mở màn hình chọn thao tác xử lý

Tại đây, anh/chị có thể lựa chọn thao tác xử lý gồm: Lập biên bản hủy và Hủy bỏ hóa đơn. Chi tiết hướng dẫn từng thao tác như sau:

I.2.1 Lập biên bản hủy hóa đơn#

I.2.1.1 Thêm biên bản#

  • Bước 1: Tại màn hình chọn thao tác xử lý, nhấn Lập biên bản

  • Bước 2: Kiểm tra và hoàn thiện các thông tin trên biên bản

Ngày biên bản phải lớn hơn hoặc bằng ngày hóa đơn cần xử lý sai sót

  • Bước 3: Nhấn Ghi tạm để lưu lại các thông tin trên biên bản

  • Bước 4: Sau khi biên bản đã được thống nhất thì nhấn Ký và gửi để gửi biên bản cho khách hàng ký xác nhận

Lưu ý trước khi thực hiện ký gửi biên bản

  • Trước khi thực hiện ký gửi biên bản, anh/chị phải cắm USB Token của đơn vị vào máy tính để phục vụ cho việc ký số lên biên bản
  • Để có thể thực hiện ký điện tử, máy tính của anh/chị phải cài đặt và khởi động công cụ ký số EFY – Signatures. Xem hướng dẫn cài đặt tại đây
  • Chữ ký số thực hiện ký điện tử phải được khai báo ở thông tin đơn vị và phải còn thời hạn sử dụng. Xem hướng dẫn khai báo chữ ký số ở thông tin đơn vị tại đây.

Hệ thống sẽ tự động gửi email thông tin biên bản hủy hóa đơn cho khách hàng. Xem chi tiết hướng dẫn người mua ký xác nhận biên bản tại đây.

  • Bước 5: Kiểm tra phản hồi của người mua đối với biên bản

Để theo dõi trạng thái của biên bản thì anh/chị thực hiện tại Danh sách xử lý hóa đơn:

Có 2 loại phản hồi của người mua đối với biên bản như sau:

Đồng ý và ký xác nhận biên bản

  • Trên giao diện xem biên bản sẽ có thông tin chữ ký số của bên mua

Không đồng ý và gửi phản hồi điều chỉnh

  • Để xem được yêu cầu điều chỉnh của người mua, anh/chị thực hiện xem biên bản và nhấn Xem phản hồi

  • Để chỉnh sửa lại biên bản theo yêu cầu của người mua, anh chị phải thực hiện Hủy biên bản cũ và lập biên bản mới. Xem chi tiết hướng dẫn Hủy biên bản mô tả ở mục I.2.1.3 Hủy biên bản.

I.2.1.2 Sửa biên bản#

Anh/chị chỉ thực hiện sửa được những biên bản chưa được ký gửi

  • Bước 1: Mở biên bản đã lập

Cách 1: Mở giao diện chọn thao tác xử lý và nhấn Xem biên bản

Cách 2: Tại danh sách xử lý hóa đơn, nhấn vào trạng thái biên bản cần sửa

  • Bước 2: Sửa lại các thông tin (Như hướng dẫn thêm mới biên bản ở trên)

I.2.1.3 Hủy biên bản#

Nếu biên bản đã được ký gửi nhưng anh/chị phát hiện ra sai sót cần lập lại thì phải thực hiện hủy biên bản cũ

  • Bước 1: Tại giao diện xem biên bản, thực hiện chức năng Hủy biên bản -> Nhập các thông tin để thực hiện hủy biên bản

    • Nếu muốn gửi thông báo hủy biên bản cho khách hàng thì tích chọn vào Thông báo hủy biên bản cho khách hàng

Biên bản đã được hủy người mua sẽ không thể thực hiện được thao tác gì và không có giá trị để giải trình sau này

I.2.1.4 Đính kèm biên bản giấy#

  • Trường hợp đơn vị không sử dụng biên bản điện tử trên phần mềm và đã có biên bản giấy thì có thể đính kèm biên bản đó lên phần mềm để phục vụ công tác quản lý.
  • Chi tiết hướng dẫn như sau: Tại danh sách xử lý hóa đơn, nhấn chức năng Đính kèm ở cột biên bản giấy -> Chọn file biên bản cần tải lên

I.2.2 Hủy bỏ hóa đơn#

Lưu ý trước khi thực hiện hủy bỏ hóa đơn

  • Trước khi thực hiện hủy bỏ hóa đơn, anh/chị phải cắm USB Token của đơn vị vào máy tính để phục vụ cho việc ký xác nhận thực hiện hủy bỏ hóa đơn
  • Để có thể thực hiện ký điện tử, máy tính của anh/chị phải cài đặt và khởi động công cụ ký số EFY – Signatures. Xem hướng dẫn cài đặt tại đây
  • Chữ ký số thực hiện ký điện tử phải được khai báo ở thông tin đơn vị và phải còn thời hạn sử dụng. Xem hướng dẫn khai báo chữ ký số ở thông tin đơn vị tại đây.
  • Bước 1: Tại giao diện chọn thao tác xử lý, nhấn Hủy bỏ hóa đơn

  • Bước 2: Kiểm tra và hoàn thiện các thông tin

Nếu anh/chị có tích chọn Gửi thông báo hủy hóa đơn cho khách hàng thì sau khi hủy hóa đơn, hệ thống sẽ tự động gửi mail thông báo cho khách hàng về hóa đơn đã bị hủy

  • Bước 3: Nhấn Hủy bỏ

Hóa đơn đã bị hủy bỏ sẽ không còn giá trị pháp lý trong các giao dịch kinh tế. Anh/chị cần kiểm tra kỹ các thông tin trước khi hủy bỏ hóa đơn.