HĐĐT KHỐI DOANH NGHIỆP#

I.2.1 Giới thiệu giải pháp#

Phần mềm iHOADON hỗ trợ các doanh nghiệp đầy đủ chức năng, nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử. Tối ưu chi phí của doanh nghiệp, hóa đơn xuất nhanh; chính xác và hóa đơn được chuyển tới người mua qua Email nên người mua có thể ngay lập tức nhận được
Phần mềm iHOADON hỗ trợ các doanh nghiệp đầy đủ chức năng, nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử. Tối ưu chi phí của doanh nghiệp, hóa đơn xuất nhanh; chính xác và hóa đơn được chuyển tới người mua qua Email nên người mua có thể ngay lập tức nhận được.
Phần mềm hỗ trợ thiết kế các mẫu hóa đơn phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị (mẫu A5, A4).
Hỗ trợ nạp dữ liệu khách hàng, danh mục hàng hóa…vào phần mềm iHOADON đảm bảo việc xuất hóa đơn nhanh và chính xác.
Hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ xử lý hóa đơn trên phần mềm như: Điều chỉnh hóa đơn, Thay thế hóa đơn, Hủy hóa đơn…
Hỗ trợ kết xuất các biểu báo cáo: Báo cáo thuế (BC26); Báo cáo theo loại thuế xuất; Báo cáo doanh thu theo nhóm khách hàng, Đại lý…
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn xuất ra được lưu trữ tại đơn vị và trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ EFY Việt Nam nên đảm bản không mất mát và dễ dàng lấy lại hóa đơn khi cần.
Bảo mật nội dung hóa đơn, hóa đơn xuất ra được ký số điện tử và mã hóa dữ liệu nên không thể thay đổi.
Phần mềm iHOADON có khả năng trao đổi, tích hợp với các phần mềm khác như: CRM, ERP….
Đáp ứng quản lý hóa đơn với các mô hình doanh nghiệp: Tập đoàn, Tổng Công ty…Có thể xuất nhanh và quản lý hóa đơn với số lượng lớn (hàng triệu hóa đơn).

I.2.2 Quy trình đăng ký, sử dụng dịch vụ#

– Doanh nghiệp truy cập vào website https://ihoadon.vn tải phần mềm iHOADON.
– Cài phần mềm và đăng ký sử dụng với nhà cung cấp dịch vụ EFY Việt Nam. Sau khi đăng ký thành công, hệ thống sẽ tự động gửi tài khoản (tên đăng nhập, Mật khẩu, Mã kích hoạt) vào Email đăng ký.
– Thực hiện kích hoạt phần mềm iHOADON
– Lập bộ hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử (theo thông tư 32/2011/TT-BTC, tham khảo hồ sơ mẫu thông báo phát hành tại địa chỉ https://ihoadon.vn/public/upload/TBPT-HDDT-EFY.pdf) với cơ quan thuế, hồ sơ gồm:

4.1. – Quyết định áp dụng

4.2. – Thông báo phát hành

4.3. – Mẫu hóa đơn Sau khi lập xong hồ sơ, truy cập vào địa chỉ http://nhantokhai.gdt.gov.vn để gửi cơ quan thuế qua đường điện tử. Lưu ý một số cơ quan thuế, ngoài nộp qua đường điện tử kèm theo yêu cầu in hồ sơ giấy nộp trực tiếp. Sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử.

I.2.3 Các chức năng, tính năng của phần mềm#

Đăng ký sử dụng dịch vụ

Lưu ý: Đơn vị phải có chữ ký số mới đủ điều kiện cấp tài khoản sử dụng

Đăng nhập phần mềm

(H1)
Giao diện trang chủ

(H2)

I.2.3.1. Hỗ trợ Phát hành hóa đơn điện tử#

Hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn và xuất hồ sơ thông báo phát hành nộp cơ quan thuế>

I.2.3.2. Hỗ trợ Thiết kế mẫu hóa đơn#

Để tạo mẫu, trên hình H2 nhấn vào “Tạo mẫu”

(H3)

Thiết kế mẫu hóa đơn, trên hình H3 nhấn nút “Tạo mẫu”

(H4)

Chọn mẫu từ kho có sẵn phù hợp với doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh lại mẫu>

I.2.3.3. Hỗ trợ Thông báo phát hành#

Trên hình H2 người dùng nhấn chức năng “Thông báo phát hành”

(H5)

I.2.3.4. Hỗ trợ Nạp dữ liệu khách hàng#

Chức năng này hỗ trợ nạp dữ liệu từ File Excel vào phần mềm để nhập – xuất hóa đơn được nhanh chóng, chính xác.

Thực hiện chức năng này, trên hình H2 nhấn vào mục “Khách hàng”

(H6)

Nạp dữ liệu, trên H6 “Lấy file mẫu” để nhập dữ liệu khách hàng và sau đó “Nạp dữ liệu” vào phần mềm. Hình trên là dữ liệu nạp thành công, ngoài ra doanh nghiệp có thể nhập trực tiếp theo từng khách hàng hoặc lấy thông tin khách hàng từ hệ thống khác (trong trường hợp có tích hợp với phần mền khác). Từ danh mục khách hàng sẽ hỗ trợ lấy thông tin khách hàng khi xuất hóa đơn.

Tương tự, doanh nghiệp có thể nạp danh mục hàng hóa, dịch vụ…vào phần mềm

I.2.3.5. Hỗ trợ Xuất hóa đơn điện tử#

Chức năng hỗ trợ kế toán doanh nghiệp xuất dữ liệu hóa đơn

Danh sách đã lập

(H7)

Lập hóa đơn

(H8)

Trên hình H8 là màn hình xuất hóa đơn. Kế toán tìm khách hàng qua MST hoặc tên để lấy thông tin khách hàng. Hàng hóa, dịch vụ cũng hỗ trợ đưa vào danh mục nên việc xuất hóa đơn thuận tiện, nhanh và chính xác

I.2.3.6. Hỗ trợ Chức năng báo cáo#

Hỗ trợ kết xuất các biểu báo cáo liên quan đến thuế và doanh thu>

I.2.3.7. Mô hình cài đặt, tích hợp#

Tích hợp với phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng (CRM)

Phần mềm iHOADON đóng vai trò trung gian trao đổi dữ liệu giữa phần mềm quản lý bán hàng (CRM) và phần mềm kế toán. iHOADON tiếp nhận yêu cầu xuất hóa đơn từ CRM, sau khi iHOADON xuất xong sẽ chuyển lại một số thông tin hóa đơn lại CRM và đồng thời xuất dữ liệu ra Excel để nạp vào phần mềm kế toán.

I.2.3.8. Tích hợp với hệ thống ERP (mô hình Tập đoàn, Tổng Công ty…)#

Phần mềm iHOADON được tích hợp vào hệ quản trị ERP của doanh nghiệp. Người dùng tương tác trên hệ thống ERP như hiện tại:
- Bước 1: Người dùng đăng nhập vào hệ thống ERP, tạo nội dung hóa đơn cần xuất.
- Bước 2: Chuyển nội dung xuất hóa đơn sang iHOADON, iHOADON tiếp nhận và thực hiện xuất hóa đơn:
- Bước 3: Ký điện tử :

+ Trường hợp đơn vị sử dụng chữ ký số tập trung, phần mềm sẽ tự động ký số vào hóa đơn và trả về Bước 4. Chữ ký số tập trung thường áp dụng đối với đơn vị có nhiều người cùng xuất, phải có các thiết bị và phần mềm đi kèm (HSM, Phần mềm Sign server…)

+ Ký số trên thiết bị Token (Tích hợp trong thiết bị USB, đơn vị thường dùng để kê khai thuế, BHXH điện tử, Hải quan…). Thiết bị này một thời điểm chỉ một người dùng, được cắm trực tiếp trên máy tính của người xuất hóa đơn, thường ký với tần suất không được cao.

- Bước 4: Trả lại nội dung hóa đơn đã ký từ Bước 3 để iHOADON xử lý tiếp theo.
- Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua Email
- Bước 6: Một số khách hàng yêu cầu hóa đơn giấy, kế toán thực hiện in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
- Bước 7, 9: Chuyển hóa đơn điện tử lên Website để khách hàng tra cứu.
- Bước 10: Sau khi hóa đơn điện tử xuất thành công, một số nội dung hóa đơn như: Ký hiệu, Số hóa đơn…được tự động trả lại phần mềm ERP để cập nhật.