LẬP XUẤT PHIẾU THU - KHỐI TRƯỜNG HỌC#

I.1 Mục đích#

Hướng dẫn sử dụng phần mềm phiếu thu dành cho khối trường học

Bước 1: Tại Trang chủ, anh/chị chọn Tạo mẫu để mở danh sách quản lý mẫu

Các chức năng khác ở danh sách mẫu hóa đơn anh/chị xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Bước 2: Nhấn vào Tạo mẫu, hệ thống hiển thị danh sách mẫu để chọn. Chọn Loại hóa đơn là Phiếu thu, sau đó nhấp chuột vào mẫu cần tạo

Bước 3: Thiết lập các thông tin trên mẫu phiếu thu

+ Mẫu số, ký hiệu: Anh/chị thực hiện cần nhập 2 ký tự cuối cùng của ký hiệu theo nhu cầu quản lý (2 ký tự định dạng chữ)

+ Thiết lập thông tin đơn vị thu tiền, thông tin người nộp tiền, ảnh nền, logo, định dạng chữ, màu chữ thực hiện giống như khi thiết lập mẫu hóa đơn. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây
Bước 4: Nhấn Ghi để lưu lại thông tin đã thiết lập

Sau khi tạo mẫu thành công, anh/chị có thể thực hiện lập - xuất phiếu thu trên hệ thống

Danh sách này giúp anh/chị quản lý danh sách phiếu thu đã lập. Tại danh sách này, các phiếu thu của HS-SV được chọn để tạo trong cùng 1 lần lập sẽ được nhóm cùng vào cùng 1 đợt xuất.
Tại thanh menu dọc, chọn Quản lý hóa đơn => chọn Phiếu thu để vào danh sách phiếu thu

Các chức năng Xem, Sửa, Xóa, Gửi phiếu thu thực hiện tương tự như hóa đơn

Bước 2: Điền các thông tin của phiếu thu, các thông tin đánh dấu * là thông tin bắt buộc nhập

Chọn mẫu phiếu thu và nhập các thông tin chung

Chỉ chọn được các mẫu trong danh sách mẫu phiếu thu đã thiết lập trên phần mềm và có trạng thái là Sử dụng

Nhập thông tin các khoản thu

Để có thể chọn được các khoản thu, anh/chị cần khai báo khoản thu vào danh mục. Xem chi tiết hướng dẫn thêm khoản thu vào danh mục tại đây
Trong cùng 1 phiếu thu không được chọn 2 mã khoản thu giống nhau
Có hai loại khoản thu:

+ Khoản thu có hình thức thu đã khai báo tháng thu học phí (trừ khoản thu có hình thức thu là Tháng) thì khi chọn khoản thu này ngầm định chọn luôn các tháng thu tiền đã khai báo

+ Khoản thu có hình thức thu là Tháng hoặc chưa khai báo tháng thu học phí thì khi chọn khoản thu này phần mềm sẽ hiển thị màn hình Chọn tháng thu học phí. Anh/chị thực hiện tích chọn tháng cần thu và nhấn Ghi để lưu thông tin

Chọn danh sách HS-SV cần lập phiếu thu

Danh sách HS-SV được chia thành 2 danh sách như sau:

+ Danh sách bên trái: Là danh sách các HS-SV đã khai báo trong danh mục. Anh/chị thực hiện tìm kiếm và chọn HS-SV ở danh sách này để lập phiếu thu

+ Danh sách bên phải: Là danh sách các HS-SV đã được chọn ở danh sách bên trái

Để chọn danh sách HS-SV lập phiếu thu, anh/chị thực hiện tìm kiếm HS-SV theo các điều kiện lọc (Lớp, Tỷ lệ miễn giảm, mã HS-SV hoặc tên HS-SV), tích chọn học sinh cần lập phiếu, sau đó nhấn vào biểu tượng mũi tên để chuyển HS-SV đã chọn sang danh sách bên phải

Ngoài ra anh/chị cũng có thể thao tác thêm, sửa hoặc xóa HS-SV tại danh sách này bằng cách nhấn vào các biểu tượng tương ứng tại đây

Bước 3: Kiểm tra thông tin của các HS-SV cần xuất phiếu thu trên Danh sách HS-SV đã được chọn

Một số lưu ý khi kiểm tra thông tin của HS-SV

Trường hợp dòng HS-SV bôi đỏ: là cảnh báo thông tin tỷ lệ miễn giảm của HS-SV này khác so với tỷ lệ miễn giảm đã chọn tại phần thông tin chung của phiếu thu
Trường hợp dòng HS-SV bôi vàng: là cảnh báo trùng đã lập phiếu thu cho khoản thu tại tháng đã chọn đối với HS-SV này. Anh/chị có thể xem thông tin trùng phiếu thu chi tiết theo HS-SV hoặc xem của tất cả HS-SV, đồng thời có thể xóa nhanh các dòng HS-SV trùng bằng cách nhấn Bỏ chọn HS-SV trùng

Bước 4: Nhấn Ghi tạm để lưu thông tin phiếu thu đã lập hoặc nhấn Xuất phiếu thu để cấp số và xuất phiếu thu

Lưu ý

Mỗi HS-SV trong cùng 1 lần lập sẽ được tạo tương ứng thành 1 phiếu thu
Xuất phiếu thu chỉ cấp số phiếu thu mà không ký số lên phiếu thu
Ở ngoài danh sách phiếu thu, các hóa đơn được chọn để tạo trong cùng 1 lần lập sẽ được nhóm chung vào cùng 1 đợt xuất. Xem chi tiết mô tả tại đây