Vào thẳng nội dung

THIẾT LẬP BAN ĐẦU - KHỐI TRƯỜNG HỌC#

I.1 Mục đích#

Hướng dẫn các thiết lập ban đầu để có thể sử dụng phần mềm hóa đơn dành cho khối trường học

I.2 Các bước thực hiện#

Anh/chị thực hiện các bước thiết lập ban đầu trước khi thực hiện lập - xuất hóa đơn giống như hóa đơn dành cho khối doanh nghiệp (Xem chi tiết hướng dẫn tại đây). Tuy nhiên có một số lưu ý khác so với hóa đơn dành cho khối doanh nghiệp như sau:

I.2.1 Khai báo danh mục lớp học#

Ở màn hình chính chọn Khác -> Chọn loại danh mục lớp học để mở danh sách lớp học

Anh/chị có thể thực hiện Thêm, Sửa, Xóa Lớp học trong danh mục. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây

Ngoài ra anh/chị có thể thêm nhanh nhiều Lớp học cùng lúc bằng cách nạp dữ liệu từ file. Chi tiết hướng dẫn như sau:

  • Bước 1: Nhấn chức năng Mở rộng, chọn Lấy file mẫu để lấy file dữ liệu mẫu nạp dữ liệu vào phần mềm

Chọn hình thức lấy file phù hợp với cách thức sẽ nạp dữ liệu

  • File có dữ liệu: Phần mềm xuất ra file mẫu nạp dữ liệu có sẵn dữ liệu lớp học đã nhập trên phần mềm (Phù hợp khi đơn vị muốn sửa hàng loạt thông tin khách hàng đã tạo rồi nạp thay thế vào phần mềm)
  • File trắng: Phần mềm xuất ra file mẫu nạp dữ liệu trắng (Phù hợp khi đơn vị muốn nạp tiếp dữ liệu)

Trường hợp đơn vị đã có sẵn file mẫu dữ liệu thì bỏ qua bước 1 và chuyển sang bước 2.

  • Bước 2: Tại danh sách khách hàng, nhấn chức năng Mở rộng, chọn Nạp dữ liệu:

Chọn file dữ liệu và chọn hình thức nạp dữ liệu phù hợp với nhu cầu

  • Thay thế toàn bộ: Chọn hình thức này chương trình sẽ thay thế toàn bộ dữ liệu danh sách lớp học trên phần mềm bằng dữ liệu lớp học có trong file nạp dữ liệu
  • Thêm tiếp: Chọn hình thức này chương trình sẽ thêm tiếp dữ liệu lớp học trong file vào phần mềm (Dữ liệu lớp học đã có trên phần mềm sẽ giữ nguyên)

  • Bước 3: Chương trình sẽ thực hiện kiểm tra dữ liệu và nạp các dòng dữ liệu hợp lệ vào phần mềm

Quá trình này có thể mất vài phút tùy thuộc vào dung lượng của file nạp dữ liệu được chọn

  • Bước 4: Sau khi hoàn tất quá trình nạp và kiểm tra dữ liệu, chương trình sẽ hiển thị kết quả nạp dữ liệu

Nếu có các dòng dữ liệu không hợp lệ thì chương trình sẽ tự động tải file dữ liệu không hợp lệ

I.2.2 Khai báo danh mục Tỷ lệ miễn giảm học phí#

Ở màn hình chính chọn Khác -> Chọn loại danh mục lớp học để mở danh sách Tỷ lệ miễn giảm học phí

Hệ thống ngầm định có sẵn các tỷ lệ miễn giảm sau: Không miễn giảm; 50%; 100%

Anh/chị có thể thực hiện Thêm, Sửa, Xóa Tỷ lệ miễn giảm trong danh mục. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây

I.2.3 Khai báo hình thức thu#

Mục đích: Thông tin này dùng để khai báo khoản thu thu theo hình thức nào (Theo tháng, năm hay giai đoạn) để khi lập hóa đơn có thể chọn nhanh tháng thu tiền cho khoản thu đó

Ở màn hình chính chọn Khác -> Chọn loại danh mục Hình thức thu để mở danh sách Hình thức thu

  • Hệ thống ngầm định có sẵn các Hình thức thu sau: Tháng; Năm học
  • Anh/chị có thể thực hiện Thêm, Sửa, Xóa Tỷ lệ miễn giảm trong danh mục. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây. Lưu ý đối với form cập nhật Hình thức thu phải khai báo thêm thông tin Tháng thu tiền của Hình thức thu đó:

  • Nếu Mã khoản thu có Hình thức thu có chọn tháng thu tiền thì khi lập hóa đơn sẽ ngầm định chọn luôn các Tháng thu tiền đó
  • Nếu Mã khoản thu có Hình thức thu chưa chọn tháng thu tiền nào thì khi lập hóa đơn anh/chị sẽ phải chọn tháng thu tiền của khoản thu đó

I.2.4 Danh mục HS-SV, khách hàng#

Ở màn hình chính chọn HS - SV, khách hàng để mở danh sách HS - SV, khách hàng Danh mục này chia làm 2 phần:

I.2.4.1 Danh mục học sinh - sinh viên#

Danh mục này quản lý các học sinh, sinh viên của đơn vị, hỗ trợ đơn vị có thể chọn được HS - SV khi lập hóa đơn

Anh/chị có thể thực hiện Thêm, Sửa, Xóa Học sinh - Sinh viên trong danh mục giống như danh mục Khách hàng. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây. Có một số lưu ý như sau:

I.2.4.1.1 Chức năng Chuyển lớp#

  • Chức năng này cho phép anh/chị thay đổi nhanh thông tin lớp học của HS-SV trong danh mục khi HS-SV lên lớp hoặc chuyển lớp. Các bước thực hiện như sau:

    • Chọn học sinh cần chuyển lớp -> Nhấn chọn Mở rộng -> Chọn chức năng Chuyển lớp -> Chọn lớp mới của các HS-SV được chọn.

I.2.4.2 Danh mục khách hàng#

Danh mục này quản lý các đối tượng là khách hàng của đơn vị, hỗ trợ đơn vị có thể chọn được khách hàng khi lập hóa đơn

Anh/chị có thể thực hiện Thêm, Sửa, Xóa Khách hàng trong danh mục. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây

I.2.5 Danh mục khoản thu#

Danh mục này quản lý các khoản thu của đơn vị, hỗ trợ đơn vị có thể chọn được khoản thu khi lập hóa đơn

Anh/chị có thể thực hiện Thêm, Sửa, Xóa khoản thu trong danh mục tương tự như thêm hàng hóa, dịch vụ đối với khối doanh nghiệp. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây